Aqui vamos dar algumas dicas objetivas para você avaliar no momento de escolher o software de gestão para supermercado:
1. Avalie a necessidade do seu supermercado
Antes de começar a escolher o software de gestão para supermercado é importante que esteja claro qual problema você quer resolver?
Podem ser vários, mas é importante manter isso em mente. Pois, muitas vezes você precisará abrir mão de atributos para ter outros.
Por exemplo: é muito difícil encontrar um software completo, que tenha todas as funcionalidades que você precisa ou vai precisar no futuro, e que seja muito simples de mexer. Ou seja, simplicidade e software completo, normalmente são atributos conflitantes.
Nesse momento é importante decidir qual a prioridade do seu supermercado que deve ser atendida pelo sistema. O software completo vai exigir uma equipe mais capacitada, mas por outro lado, vai oferecer inúmeras possibilidades e flexibilidade para implementar processos da maneira que for melhor para você.
Escrevemos um pouco sobre os principais motivos de se implementar um software de gestão: veja no artigo.
2. Regras de negócios e particularidades
A segunda dica: é fundamental que você busque um software que seja focado no seu segmento. Ou seja, procure um sistema que seja especializado em supermercados.
Cada negócio tem suas particularidades, e ter um software que as atendam, faz você ganhar produtividade e ainda oferece ideias que foram implementadas em outros clientes, que talvez sozinho não tivesse.
Ao adquirir um software, você não só compra um produto, você passa a fazer parte de um grupo de usuários. Assim, você também terá acesso às novidades e novas implementações.
Você é um supermercadista, você prefere uma nova funcionalidade que foi implementada em uma loja de material de construção ou implementada em um supermercado?
Algumas particularidades fazem parte do dia a dia do supermercado e o sistema precisa ter essas funcionalidades. Automatizações no recebimento de mercadoria é um exemplo, no sistema de gestão é possível realizar o confronto entre o que foi comprado e o que será entregue, por meio do arquivo da nota fiscal. Ter essa funcionalidade no sistema faz com que a operação seja mais rápida e evita que erros aconteçam. Veja nesse link o artigo completo sobre esse processo.
O cadastro de produtos de um supermercado também merece atenção especial, por se tratar de um segmento que trabalha com um MIX de produtos muito grande, no momento de escolher o software de gestão para supermercado, veja se essa funcionalidade permite a vinculação de produtos, por exemplo. Veja nesse link um artigo sobre dicas para ter um bom cadastro de produtos.
3. Estrutura
Qual será a estrutura necessária para utilizar o software?
É importante avaliar os equipamentos necessários para utilização do sistema de gestão. Esse quesito pode variar muito de software para software, principalmente porque atualmente existem vários sistemas em nuvem, que não exigem um servidor local, possibilitando economia.
Se você é um supermercadista com uma loja e for optar por um sistema simples, a opção do software em nuvem é excelente, pois você não precisa se preocupar com investimento em servidor, backup, nem ter funcionários capacitados nesses assuntos.
Se seu caso é um supermercado maior, com uma operação mais complexa, o software local tem suas vantagens, uma vez que não depende da internet para funcionar – ou seja, sua loja não para. Nesse caso, é importante ter pessoas capacitadas para resolver os problemas do dia a dia, como configuração de estações de trabalho e etc.
Avalie também licenças de softwares necessárias, como o Windows, banco de dados pagos e etc. É importante colocar na conta esses custos. Sistemas que trabalham com softwares livres têm uma grande vantagem, pois reduzem custo – é o caso do Linux. Imagine ter que comprar uma licença de windows para cada PDV do seu supermercado se você pode ter a opção de utilizar um software livre.
Veja nesse artigo mais informações sobre a utilização de softwares livres no varejo, acesse o link.
4. Legislação
Na hora de escolher o software de gestão para supermercado é fundamental que você procure um que atenda às exigências da legislação brasileira. Para o supermercadista, isso é muito importante, pois no Brasil, temos uma carga tributária complexa e o não cumprimento pode gerar problemas, como multas e impossibilidade de emissão de notas.
Portanto é fundamental que você escolha um software de gestão que atenda às obrigações fiscais no seu PDV, isso evitará dores de cabeça e novos custos para regularização.
Se você quiser saber um pouco mais sobre os critérios da legislação específica do PDV, acesse esse material gratuito que fizemos: O guia da legislação.
Para o supermercadista, o cadastro de produtos é a principal fonte de informação para a circulação de mercadorias e no momento de escolher o software de gestão do supermercado, deve ser considerado se o mesmo, atende as obrigações acessórias da classificação tributária dos produtos. Essa vantagem evita retrabalhos e problemas com a Receita Federal.
Como foi falado no parágrafo anterior, um supermercado conta com um número muito grande de itens, e a tributação varia de produto para produto, portanto é essencial, ter um sistema que esteja preparado para atender essa demanda.
Quer saber mais sobre cadastro de produtos? Também temos um e-book gratuito, veja nesse link.
5. Implantação
Já avaliou os problemas que você quer resolver? Se o software atende as particularidades do seu supermercado? A estrutura necessária e as obrigações legais? Agora é hora de pensar na ação!
O sistema de gestão é apenas uma ferramenta. São as pessoas que vão utilizá-lo e vão criar valor com o mesmo. Portanto, muita atenção nesse passo.
É importante prestar atenção no processo de implantação, por isso se envolva no processo, engaje seus funcionários.
Nossa dica é implementar, em um primeiro momento, o básico. E definir, ao longo do tempo, a implantação de melhorias e novos processos. As pessoas têm de acostumar com a ferramenta e enxergar seus benefícios.
